Dans le monde entier, les entreprises sont confrontées aux conséquences du COVID-19. Pour répondre à cette pandémie, de nombreuses organisations ont recours au télétravail afin de garantir la sécurité de leurs employés et assurer la continuité de leur activité.
Pour autant, le passage brutal à un environnement de télétravail permanent, dans des conditions qui étaient jusqu'à présent inédites, ne va pas sans poser des difficultés. Les responsables hiérarchiques s'efforcent d'aider leurs équipes à s'adapter à cette situation en leur prodiguant des conseils sur la mise en place d'une collaboration dans un lieu distant et virtuel.
Bien que cette pandémie soit clairement en train de redessiner le fonctionnement des équipes à travers le monde, en occasionnant des obstacles tant logistiques que stratégiques, certaines valeurs fondamentales propres au travail demeurent tout aussi importantes, voire plus que jamais. L'un de ces piliers est la collaboration, qui reste indissociable de la réussite de tout travail d'équipe. S'il fallait définir un moment où l'aspect collaboratif se révèle plus crucial que jamais, c'est précisément aujourd'hui.
Avantages de la collaboration inter-équipes
Que les employés d'une entreprise travaillent ou non dans le même lieu physique, la collaboration entre équipes revêt une importance décisive. C'est elle qui stimule à la fois la créativité, la motivation et l'innovation. Elle favorise le succès et la croissance tant sur le plan individuel qu'organisationnel, grâce aux gains de productivité et d'efficacité produits par des individus qui travaillent en synergie.
D'après une étude de l'université Stanford, le simple fait qu'un individu perçoive son appartenance à une tâche collective peut suffire à doper ses performances et à lui donner une motivation supplémentaire pour aborder de nouveaux défis. Pour prendre un exemple, cette recherche révèle que les personnes travaillant en collaboration consacrent 64 % de temps supplémentaire à une tâche, tout en manifestant des niveaux d'engagement plus élevés, des niveaux de fatigue plus faibles et un taux de réussite supérieur.
Le phénomène qui se produit lorsque des équipes collaborent est la propension à apprendre mutuellement les unes des autres, en stimulant la capacité de chaque individu à donner de lui-même au-delà de sa zone de confort. Outre ce constat, la collaboration confère davantage de sens et de valeur au travail ; dès lors, les employés retirent davantage de satisfaction de ce qu'ils accomplissent. De surcroît, ce sentiment d'appartenance et de connexion réciproque les rend davantage susceptibles de maintenir leur relation sur le long terme. Par ailleurs, la collaboration permet à vos équipes de boucler les projets importants et de respecter de façon efficiente les délais cruciaux.
Comment doper la collaboration entre des équipes éloignées
Pour que la collaboration entre plusieurs équipes gagne en efficience, il faut que tous les membres du personnel se trouvent sur la même page et se sentent à la fois inclus et alignés, ce qui peut être plus difficile à gérer lorsque chacun se trouve en dehors du bureau. En tenant compte de cette contrainte, nous avons répertorié une liste de mesures importantes que vous pouvez prendre pour améliorer la collaboration entre vos équipes.
1. Communiquez efficacement
La réussite ou l'échec d'un projet peut dépendre entièrement de la qualité de la communication, et c'est d'autant plus le cas lorsque votre équipe est en télétravail. Il devient par conséquent encore plus important de communiquer clairement et efficacement pour éviter toute défaillance dans ce discours. Néanmoins, il peut s'avérer extrêmement délicat de maintenir un bon niveau communicationnel entre des individus qui ne se trouvent pas physiquement proches les uns des autres.
La clé d'une bonne connexion entre vos employés, ce sont les outils de communication que vous sélectionnez. Mais là encore, pour garantir une collaboration efficace, il est essentiel d'instaurer une procédure standardisée qui évite les erreurs d'interprétation susceptibles de nuire au moral, à la communication et à la productivité.
Il est possible, par exemple, d'opter pour des outils de messagerie rapide tels que Slack pour permettre aux individus de rester en contact entre eux, tandis que les réunions d'équipe ou de projet, ou les entretiens individuels, seront plus faciles à organiser via un outil de visioconférence. Les membres de l'équipe pourront ainsi se visualiser mutuellement, ce qui contribuera à leur sentiment d'être connectés, tout en augmentant l'efficacité de la communication. De même, l'utilisation de fonctionnalités telles que le partage d'écran permet à tous les utilisateurs de visualiser des fichiers et des présentations, ce qui améliore à la fois la productivité et l'efficacité.
2. Maintenez votre organisation du travail
Lorsque les contacts physiques entre des individus deviennent impossibles, vous devez impérativement trouver un moyen de maintenir le cap tous ensemble. Pour cela, il convient de fixer un calendrier quotidien ou hebdomadaire et de s'assurer que tout le monde est bien inclus dans la boucle. Il est important de définir une orientation parfaitement limpide en ce qui concerne le flux de développement des projets. L'imposition de restrictions appropriées permet aux individus d'être créatifs tout en veillant à ce que chacun comprenne bien quelles sont ses responsabilités vis-à-vis de chaque tâche.
3. Fournissez à votre équipe les outils appropriés
Pour le télétravail comme pour la collaboration, la technologie s'impose comme une nécessité incontournable. Une collaboration réussie de votre équipe en mode télétravail nécessite que vous la dotiez d'outils de productivité hébergés dans le cloud, tels que des logiciels de visioconférence, de support technique à distance, de gestion de projets ou de partage collaboratif.
Les équipes de recrutement, par exemple, peuvent enrichir la mutualisation de leurs tâches au moyen d'un logiciel d'acquisition de talents chargé de centraliser toutes les applications et de permettre à chaque recruteur de passer en revue et noter les profils des candidats. Ces programmes leur permettront également de laisser des appréciations et des commentaires que les autres membres de l'équipe pourront visualiser, et auxquels ils pourront même répondre. Cette configuration permet non seulement de prendre des décisions collaboratives en matière de recrutement, mais aussi de gagner du temps lors des réunions ou échanges d'e-mails.
Là où il y a une bonne nouvelle, c'est que ces solutions technologiques sont désormais plus accessibles que jamais. Plusieurs options aujourd'hui commercialisées offrent aux équipes distantes le moyen de rester productives, d'améliorer la communication entre les collaborateurs et la direction, de soutenir le moral collectif et d'échanger plus rapidement des informations.
4. Intervertissez régulièrement vos équipes
Pour garantir une collaboration efficace entre vos employés en télétravail, il est important qu'ils puissent établir des relations mutuelles solides avec chaque membre. En permutant vos équipes périodiquement, ou chaque fois que possible, vous offrirez à chaque individu l'opportunité de travailler de concert à la réalisation d'un objectif commun. L'objectif sera ainsi perçu de manière plus tangible, en contribuant par ricochet à soutenir les niveaux de communication et de collaboration.
5. Définissez des horaires et respectez-les
Constater qu'un rendez-vous a été modifié à la dernière minute est pénible pour n'importe quel employé, mais cela peut être encore plus perturbant lorsque l'on se trouve en télétravail. Les responsables hiérarchiques doivent donc redoubler d'efforts pour s'assurer que les activités se déroulent conformément au calendrier prévu, tout en favorisant une collaboration accrue entre les équipes. Pour ce faire, vous devez vous assurer que tout le monde comprenne bien l'importance d'être à l'heure, d'être pleinement présent et de se montrer prêt à rendre les sessions de collaboration plus productives.
6. Renforcez votre culture d'entreprise
Lorsque vos équipes sont disséminées à l'extérieur des locaux et travaillent à domicile, il est de la plus haute importance d'incorporer la culture interne dans leur nouvel espace de travail. L'amélioration de la collaboration entre les membres de l'équipe passe par la nécessité absolue d'aligner tout le monde sur un même agenda.
Bien que cette obligation fasse sans doute appel à une créativité inédite, il n'est pas nécessairement difficile de préserver la connexion entre vos équipes. La société Pinterest, par exemple, a analysé les profils de ses employés afin de déterminer les centres d'intérêt qu'ils avaient en commun. Sur cette base, les employés ont été placés dans des groupes en fonction d'un intérêt partagé. La finalité est qu'au bout du compte, chacun acquière la sensation de faire partie de l'entreprise et soit relié par un objectif collégial.
7. Assurez-vous que tout le monde trouve du plaisir à la situation
Il est essentiel de relier les employés entre eux en leur fournissant un environnement de travail convivial, amusant et créatif, de manière à promouvoir la collaboration et le travail collectif. Même si tout le monde travaille à distance, il existe de nombreuses manières de nouer des liens qui feront en sorte que la collaboration gagnera encore en efficacité. La célébration des anniversaires des employés, la socialisation lors de pauses-café virtuelles, la planification d'événements en dehors des heures de travail comme des parties de jeu en ligne, ou encore un groupe de discussion autour de la lecture, sont quelques exemples parmi tant d'autres des bons moments et du coaching d'équipe virtuel qu'il est ainsi possible d'inventer.
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